Di dunia ini tidak ada yang diberi jumlah waktu berbeda. Semuanya sama-sama punya waktu 24 jam sehari semalam. Lalu kenapa ada orang bisa lebih produktif setiap harinya dan ada juga yang sebaliknya? Mereka yang bisa lebih produktif dalam bekerja adalah yang tahu cara mengatur waktu. Tahu bagaimana menempatkan satu pekerjaan di atas pekerjaan yang lainnya, dan tahu persis apa yang harus diutamakan dalam setiap pekerjaan. Bagi Anda yang masih merasa kurang bisa mengatur waktu dalam bekerja, jangan khawatir. Berikut 7 cara mengatur waktu yang akan membantu Anda lebih produktif bekerja. 1. Buat To-Do List Mengerjakan sesuatu tanpa perencanaan hanya akan membuat Anda bekerja tidak efektif. Hanya akan membuat Anda membuang energi tanpa hasil. Anda justru akan kebingungan apa yang harus dikerjakan untuk hari itu. Alhasil, waktu bekerja pun bakal terbuang percuma. Karena itu cara mengatur waktu yang baik adalah dengan membiasakan diri menyusun daftar apa yang harus dikerjakan esok hari. Susun daftar to-do list ini pada malam sebelum bekerja. Bikin juga daftar kegiatan untuk satu atau beberapa bulan ke depan. Bahkan sampai satu tahun kalau memang diperlukan. Gunakan aplikasi reminder yang banyak tersedia di smartphone. Aplikasi ini akan membantu mengingatkan Anda apa yang harus dikerjakan dalam waktu dekat. Karena tidak ada jaminan Anda akan bisa mengingat semua daftar to-do list tersebut. Ketika Anda lupa, maka kegiatan Anda bisa berantakan. 2. Buat Skala Prioritas Setelah daftar apa yang harus Anda kerjakan selesai disusun, mulai tentukan mana yang mendapat prioritas utama dan mana yang bisa dikesampingkan lebih dulu. Lihat dengan seksama kegiatan hari itu dan tandai mana yang harus dilakukan lebih awal. Ketika Anda sudah menentukan pekerjaan mana yang menjadi prioritas, artinya Anda harus segera melakukannya. Jangan pernah menunda pekerjaan yang telah menjadi prioritas. Jika sebuah pekerjaan prioritas saja sudah Anda abaikan, bagaimana nasib pekerjaan nonprioritas? Jika Anda sudah menandai sebuah pekerjaan sebagai prioritas, maka tidak boleh ada hal lain yang bisa membuat pekerjaan tersebut menjadi tertunda. Abaikan semua gangguan yang datang sampai pekerjaan prioritas tersebut selesai secara tuntas. 3. Tentukan Tenggat Waktu Setiap pekerjaan yang Anda lakukan harus punya batas atau tenggat waktu yang pasti. Jangan pernah membuat tenggat dari “Jam Karet”. Hal ini untuk memastikan bahwa Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan tepat pada waktunya. Tenggat waktu juga melatih Anda untuk lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang diemban. Atur tenggat waktu setiap pekerjaan dan beri jeda sebelum melakukan pekerjaan berikutnya. Jeda ini bertujuan untuk memberi Anda kesempatan melakukan evaluasi, apakah pekerjaan tersebut sudah sesuai dengan arahan dan tujuan atau harus direvisi. Dengan demikian, pekerjaan Anda pun dipastikan punya kualitas sesuai standar yang ditetapkan perusahaan. Anda juga harus patuh terhadap tenggat yang sudah ditentukan. Mengabaikan tenggat waktu hanya akan membuat kerja Anda jauh dari efektif dan tidak akan produktif. 4. Fokus pada Pekerjaan Agar Anda bisa menyelesaikan semua pekerjaan tepat waktu atau sesuai tenggat, tidak ada cara lain kecuali Anda fokus pada pekerjaan tersebut. Tinggalkan semua hal yang bisa berpotensi memunculkan gangguan terhadap proses kerja Anda. Inilah cara mengatur waktu agar Anda bisa menyelesaikan pekerjaan secara tuntas. Salah satu yang sangat berpotensi besar menjadi gangguan adalah smartphone. Pasang smartphone pada silent mode, sehingga Anda tidak akan mendengar ketika ada notifikasi yang masuk. Karena ketika ada bunyi notifikasi yang berasal dari aplikasi chat atau media sosial, Anda pasti cenderung akan melihat dan membukanya. Jangan lupa untuk memasang logo “busy” pada aplikasi chatting agar Anda tidak dihubungi sementara waktu. Ketika Anda bekerja dengan menggunakan internet, usahakan juga menghindari membuka situs yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan Anda. Kalau memang hanya dipakai untuk mengirim file melalui email, lakukan saja sesuai yang dibutuhkan. Setelah itu jangan terpancing untuk melakukan browsing yang hanya akan membuat waktu Anda terbuang sia-sia. 5. Jangan Coba Multitasking Menjadi seorang multitasking memang terkesan hebat. Padahal melakukan banyak hal dalam waktu yang bersamaan hanya akan membuat Anda tidak fokus pada pekerjaan utama. Kalaupun pekerjaan bisa selesai pada waktunya, hasilnya pasti tidak akan optimal. Sekadar info, ketika seseorang dipaksa melakukan multitasking, maka otak akan bekerja jauh lebih keras dari biasanya. Kelelahan otak akan membuat tubuh cepat lelah dan mudah mengalami stres. Selain itu, kemampuan menyimpan memori terutama short time memory akan menurun. Penelitian juga menunjukkan bahwa ketika seseorang melakukan tugas satu ke tugas yang lain lebih dari 10 kali dalam sehari akan berpotensi membuat kinerja otak menurun. Ujungnya, pekerjaan Anda pun jauh dari kata efektif dan produktif. Fokus pada pekerjaan utama Anda maka hasilnya akan lebih produktif. 6. Delegasikan Pekerjaan yang Tidak Penting Dalam Eisenhower Matrix yang dikemukakan Stephen R. Covey di buku 7 Habits of Highly Effective People, ada satu kuadran di bagian “Not Important” yang bisa menjadi penghambat Anda menyelesaikan pekerjaan utama. Saat itulah Anda harus tahu apakah pekerjaan bisa diselesaikan sendiri atau harus didelegasikan kepada orang lain. Jika memang Anda masih butuh waktu tambahan menyelesaikan pekerjaan prioritas, Anda bisa mendelegasikan pekerjaan tambahan kepada orang lain yang memang kompeten. Memanfaatkan kemampuan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan Anda adalah cara efektif untuk memenuhi semua rencana kerja yang telah disusun. Apalagi jika memang waktu Anda sudah terlalu banyak dipakai menyelesaikan pekerjaan utama. Dengan mendelegasikan pekerjaan, daftar to-do list Anda akan tetap berjalan dengan lancar. 7. Ambil Istirahat yang Cukup Setiap menyelesaikan satu pekerjaan, beri kesempatan tubuh dan otak Anda untuk beristirahat. Tidak usah terlalu lama. Sekitar 10-15 menit saja. Gunakan waktu istirahat untuk sekadar meregangkan otot badan yang kaku atau menghirup udara segar di taman kantor. Memaksakan langsung meneruskan kepada pekerjaan berikutnya hanya akan membuat hasil yang tidak maksimal. Bagaimana pun pikiran Anda harus disegarkan kembali sebelum kembali “memanas” oleh pekerjaan selanjutnya. Segarkan pikiran dan tubuh Anda dengan cara alami seperti berjalan-jalan di sekeliling ruangan. Itu jauh lebih bermanfaat dibanding beristirahat sambil memainkan smartphone. Semakin pintar Anda mengatur waktu, semakin dekat pula Anda meraih tujuan atau impian. Oleh karena itu, cobalah cara mengatur waktu yang telah saya jelaskan di atas mulai sekarang juga. Selamat mencoba!
