Melakukan analisis dan mencatat transaksi-transaksi ke jurnal akuntansi baik itu jurnal umum ataupun jurnal khusus adalah proses pertama dalam siklus akuntansi. Proses atau langkah-langkah dalam menganalisis dan mencatat transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut : Membaca dengan cermat penjelasan atau uraian transaksi untuk menentukan apakah akun aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban dipengaruhi oleh transaksi tersebut. Untuk masing-masing akun yang terpengaruh oleh transaksi itu, tentukan apakah akun tersebut mengalami kenaikan atau penurunan. Menentukan apakah setiap kenaikan atau penurunan tersebut dicatat sebagai DEBIT atau KREDIT. Mencatat transaksi dengan menggunakan ayat jurnal Melakukan posting ayat jurnal secara periodik ke dalam akun terkait dalam buku besar. Menyusun daftar saldo yang belum disesuaikan pada akhir periode. Untuk membantu mempermudah pemahaman kita terhadap analisis dan pencatatan transaksi ke jurnal akuntansi, kita akan memberikan ilustrasi transaksi-transaksi berikut ini: Transaksi 1 Mei 2018: PT Sikus A membayar premi sebesar Rp 2.400.000 untuk asuransi yang melindungi terhadap utang, pencurian, dan kebakaran. Masa perlindungan polis asuransi adalah satu tahun. Analisis: Ketika menjadi peserta asuransi untuk melindungi aset tetap misalnya kendaraan terhadap kerugian akibat kecelakaan atau kehilangan, kita diharuskan membayar premi asuransi di muka. Hal ini pun sama dengan perusahaan. Pembayaran beban di muka, seperti asuransi adalah beban dibayar di muka, yang termasuk dalam ASET. Aset yang diperoleh atas pembayaran kas adalah perlindungan asuransi untuk jangka waktu 12 bulan. Aset Asuransi Dibayar di muka meningkat dan di-debit sebesar Rp 2.400.000. Aset kas turun dan di-kredit sebesar Rp 2.400.000. Sehingga pencatatan ke jurnal akuntansi adalah sebagai berikut: Perlu diperhatikan bahwa tanggal transaksi dicatat di jurnal. Ayat jurnal juga harus diberi penjelasan singkat, misalnya “pembayaran untuk premi asuransi” Untuk transaksi yang tidak biasa dan komplek, seperti perjanjian sewa jangka panjang. Penjelasan ayat jurnal dapat meliputi referensi nomor perjanjian sewa atau dokumen bisnis lainnya agar memudahkan pencarian ke bukti transaksi jika suatu saat diperlukan. Secara sederhana langkah untuk menganalisis dan mencatat transaksi ke jurnal adalah sebagai berikut: Dari gambar ilustrasi di atas, kita bisa mengetahui bahwa langkah awal setelah terjadinya sebuah transaksi adalah menentukan akun yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Apakah akun aset, utang, ekuitas, pendapatan, beban, prive dan lain-lainnya? Langkah selanjutnya, adalah menentukan saldo akun yang terpengaruh tersebut, apakah mengalami kenaikan atau penurunan? Kemudian tentukan apakah kenaikan atau penurunan tersebut termasuk debit atau kredit. Dan langkah terakhir adalah mencatat ayat jurnal dalam jurnal akuntansi. Agar lebih jelas, langsung saja yuk kita praktekkan langkah-langkah di atas untuk menganalisis dan mencatat transaksi-transaksi berikutnya. Transaksi 1 Mei 2018: PT Sikus A membayar sewa tempat untuk bulan Mei 2018 sebesar Rp 800.000. Perusahaan yang menyewakan tempat untuk PT Sikus A sekarang meminta pembayaran sewa dilakukan setiap tanggal 1 setiap bulannya, dan bukan di akhir bulan. Analisis: Pembayaran sewa di muka adalah aset, sama seperti pembayaran premi asuransi di muka dalam transaksi sebelumnya. Tidak seperti premi asuransi yang berjangka waktu 12 bulan, sewa dibayar di muka akan kadaluwarsa (habis) dalam satu bulan. Ketika aset yang dibeli akan digunakan dalam waktu singkat misalnya satu bulan, aset ini akan langsung di-debit terhadap beban. Ini mencegah keharusan untuk memindahkan saldo dari akun aset (Sewa Dibayar di Muka) ke akun beban (Beban Sewa) pada akhir bulan. Jadi, ketika sewa untuk Mei 2018 dibayar di muka pada awal bulan. Beban sewa langsung didebit Rp 800.000 dan kas dikredit Rp 800.000. Perhatikan jurnal berikut ini: Transaksi tanggal 1 Mei 2018: PT Sikus A menerima tawaran dari sebuah toko untuk menyewakan tanah yang dibeli pada bulan April 2018. Toko yang terletak di sebelah PT Siklus A tersebut berencana untuk menggunakan tanah itu sebagai area parkir bagi karyawan dan pelanggannya. PT Siklus A setuju untuk menyewakan tanahnya selama 3 bulan dengan pembayaran sewa di muka. PT Siklus A menerima Rp 360.000 untuk masa sewa tiga bulan yang dimulai sejak 1 Mei 2018. Analisis: Dengan menyetujui menyewakan tanah dan menerima Rp 360.000, PT Siklus A tetap memiliki kewajiban pada pihak penyewa. Kewajibannya adalah menyediakan tanah selama tiga bulan dan tidak mencampuri dalam penggunaan oleh si penyewa tanah. Kewajiban yang timbul karena PT Siklus A menerima pembayaran kas sebelum menyediakan jasa di sebut pendapatan yang belum dihasilkan atau pendapatan diterima di muka (unearned revenues). Jadi Rp 360.000 yang diterima adalah kenaikan dalam aset dan didebit ke kas. Akun kewajiban sewa diterima di muka naik dan dikredit sebesar Rp 360.000. Penerimaan ini tidak langsung dicatat sebagai pendapatan sewa karena jangka waktunya lebih dari satu bulan. Seiring dengan berlalunya waktu kewajiban sewa diterima di muka akan turun dan berubah menjadi pendapatan. Perhatikan pembukuannya berikut ini: Contoh lain yang sejenis dengan transaksi ini adalah penerbit majalah yang menerima uang berlangganan di muka. Begitu juga dengan perusahaan penerbangan, seperti Air Asia yang gencar melakukan promosi. Perusahaan seperti ini menerima pembayaran tiket di muka sampai penumpang menggunakan tiketnya.
